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Mejorando el uso del TO DO LIST
Por: José Antonio Acosta Vientós
M.S. Industrial/Organizational Psychology
Los hay de todos tamaños y colores. En ocasiones llevan impreso tu personaje favorito. La gente los prepara a su gusto y son ajustados de manera agradable. Algunos suplidores los preparan para regalar y en el primer lugar dice "Llámame a Mí". También vienen en versión cibernética y hasta aplicaciones para el teléfono. Es el famoso "To do List" o el Listado de Cosas Pendientes. La forma como se usa nos dice mucho de nuestras destrezas de organización, establecimiento de prioridades y manejo del tiempo. A continuación uno que por sus subdivisiones permite registrar el logro alcanzado, definir prioridades constantemente y anotar toda tarea pendiente.
Pendiente
requiere del hábito de anotar aquí toda tarea o trabajo requerido
- Es mejor usar cualquier tipo de listado de cosas pendientes que ninguno
- No sobre-confie en la memoria y anote toda tarea pendiente
- Un listado de cosas pendientes nos sirve de guía para enfrentar el día de trabajo
- Evite hacer muchas cosas y no lograr ninguna. "Mucho ruido, pocas nueces"
- Evite trabajar en un continuo de actividades. No se engañe a si mismo pensando "lo mío es trabajar", "yo le meto mano a lo que venga", no es cuestión de esfuerzo sino de logro
- De esta sección se van extrayendo las nuevas prioridades. Todo lo que esta pendiente reside en esta sección del documento. Cuando se pasan a la sección de Prioritario deben entrar en orden de prioridad.
- Las reuniones y compromisos no van aquí, sólo los compromisos que usted asume en esas reuniones. Cosas que otros esperan de usted
- Convierta la solución de problemas diarios en el análisis de la raíz del problema.
- Luego haga de la raíz del problema un Proyecto
- Cuando lo complete no habrá puesto un parcho sino una solución permanente al problema.
Prioritario
requiere revisar su prioridad constantemente y reubicarlo donde vaya
- La tendencia natural ante el surgimiento de una nueva tarea o trabajo requerido es ubicarlo al inicio o al final de la lista. Ambas prácticas son erróneas.
- Dedique 5-10 minutos al final del día de trabajo anterior o temprano en la mañana para establecer sus prioridades.
- Lo que usted va a hacer de trabajo durante el día es sólo lo que está en esta sección.
- Para ello tiene que ubicarlo constantemente en el orden de prioridad correcto.
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- Este listado se alimenta del listado anterior (Pendiente). Usted saca cosas pendientes prioritarias y las trae a este lado. Si lo hace en computadoras las puede sombrear y "draggear". Una vez en esta sección las sortea por prioridad.
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Completado
requiere de celebración y refuerzo
- Cuando se usan Listados de Cosas Pendientes, al final del día vemos lo que hemos realizado.
- Si hemos alcanzado gran parte del listado nos genera una sensación de satisfacción y logro.
- Debemos ir generando una dependencia de esa sensación de logro.
Esta sección de Completado se usa para bajar todas las que estaban en la sección de Prioritario una vez están completadas totalmente. - Compita con usted mismo para tratar de tener más cosas en esta sección.
- Eso lo va convirtiendo en un ser más Eficiente.
- Celébrese y refuércese al final del día por el cumplimiento de las cosas en esta sección.
- Úselo los sábados y domingos también para que se acostumbre.
Published in
u.know
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