Puntualidad y Asistencia

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Por: José Antonio Acosta Vientós

M.S.Industrial/Organizational Psychology

 

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Una de las metas de este año para toda empresa debe ser mejorar la asistencia y la puntualidad. No controlar las tardanzas y ausencias innecesarias aumenta el costo operacional y eventualmente impacta la capacidad financiera de un departamento. También afecta la moral de empleados puntuales y de buena asistencia quienes pueden desmotivarse a continuar su buen patrón al ver que otros no lo siguen de igual manera. Sobretodo si perciben que quienes incumplen no experimentan ningún tipo de consecuencia. A continuación algunos elementos a integrar en una política de este tipo a manera de repaso de las expectativas que tiene la empresa de sus empleados.

 

Puntualidad

Puntualidad es realizar el ponche de entrada a la hora determinada y dirigirse inmediatamente a comenzar sus funciones. Aunque algunos empleados piensan que lograr esto no es posible, sí lo es. No solamente es posible, es la forma aceptable de hacerlo. Cualquier práctica contraria a esto sería una tardanza. Esto es un asunto de responsabilidad, disciplina y llevar a cabo los arreglos necesarios para mantenerse cumpliendo con las expectativas de la empresa. A todos nos surgen inconvenientes de tiempo en tiempo. Algunos empleados se muestran incapaces de manejar efectivamente los imprevistos que le ocurren. Otros planifican mejor, coordinan y se organizan con familiares y amigos para poder resolver todos los imprevistos que le surgen de manera que no se afecten en su trabajo.

 

Tardanzas

Siempre que el/la empleado(a) no esté registrando su ponche a la hora exacta que le corresponda está incurriendo en una tardanza. La tardanza se da en el ponche de entrada a la jornada de trabajo y en el ponche de regreso del periodo de tomar alimentos. Es necesario que todos hagan los arreglos necesarios para que puedan registrar sus ponches a la hora que le corresponda. Las tardanzas tienen repercusiones. Por ejemplo:

 

Horario Oficial:  7:00am - 11:00am - 12:00pm - 4:00pm

Horario Real:  7:05am - 11:00am - 12:10pm - 4:00pm

 

Si se observa bien, aunque parece que esta persona cumplió correctamente con el horario de trabajo, la realidad es que esta persona incurrió en 15 minutos de tardanza en ese día. Si eso ocurriera todos los días, habría acumulado 75 minutos de tardanza a la semana (1 hora y 15 minutos). Si ese patrón se diera durante todo el año esta persona habría incurrido en 3,900 minutos de tardaza al año (65 horas). Todo esto por un solo empleado. La empresa le separa un puesto para que estando presente se haga el trabajo.

Ponchar y No Comenzar a Trabajar

Otra forma de tardanza es realizar el ponche y no dirigirse inmediatamente a realizar sus funciones. Por ejemplo, algunos empleados ponchan su entrada al trabajo y entonces se dirigen a estacionar su vehículo, desayunar o almorzar. Otra forma de tardanza más sutil lo es realizar el ponche de entrada y comenzar un proceso de socialización con los compañeros de trabajo. Estos se ponen a hablar asuntos personales mientras que ya están cobrando por realizar unas tareas asignadas. También se puede incurrir en tardanzas al excederse en el tiempo dedicado a los periodos de descanso.  Es claro que estas son formas de tardanza que afectan la productividad y el servicio que la empresa tiene que dar a sus clientes.

 

"Bobypunching"

El "bodypunching" quiere decir que un empleado realice el ponche de otro empleado. Esto puede ocurrir sin mala intención por hacerle un favor a alguien que esta ocupado. También puede ocurrir con la intención de apropiarse de un salario no trabajado. En ambos casos es una falta seria. Se le debe exhortar a los empleados  que bajo ningún concepto haga ni solicite el ponche de una tarjeta o firma de una nómina que no sea la suya.

 

Llamadas Anunciando Tardanzas

Todo empleado que por cualquier razón no pueda presentarse a trabajar a su hora estipulada, debe realizar una llamada telefónica a su supervisor inmediato. Se espera que dicha llamada se realice con la mayor anticipación posible de manera que se puedan realizar los arreglos operacionales necesarios. No hacerlo tiene repercusiones en el bienestar de la operación y el servicio a los clientes. Al no llevar a cabo esta llamada puede incurrir en una falta a las políticas de la empresa.

 

Prohibición de Tiempo Extra (overtime)

Algunos empleados que incurren en tardanzas, posteriormente se quieren quedar más tiempo para cubrir el tiempo perdido y cumplir con sus ocho horas. Esto es una práctica que debe estar prohibida al igual que cualquier otra forma de tiempo extra no aprobado con anticipación por el supervisor inmediato.

 

Ausencias

La empresa recluta un empleado para que lleve a cabo unas funciones en un puesto. Para que esto ocurra el empleado tiene que estar presente. No estarlo afecta los mejores intereses del patrono y puede conllevarle problemas disciplinarios para el empleado. Ausencia es no presentarse a trabajar con o sin justificación. Hay cierto tipo de ausencia que no se considera parte del problema de ausentismo. Por ejemplo, ausencia por concepto de vacaciones planificadas o por estar bajo una licencia (Ej. Fondo, Sinot, Maternidad, Militar, Jurado y otras). Aunque existe una licencia por enfermedad, usar o abusar del uso de la misma puede implicar un problema de ausentismo. No olvidemos que se sigue estando ausente.

 

Licencia por Enfermedad

La licencia por enfermedad está diseñada principalmente para que podamos ausentarnos, en la mayoría de los casos, hasta tres semanas ante una situación de enfermedad seria sin que se afecten nuestros ingresos. Cuando la licencia por enfermedad se comienza a consumir indiscriminadamente, el empleado puede tener el riesgo de no contar con días de enfermedad cuando realmente los necesite. Esta licencia debería acumularse, no usarse.

 

"Lunitis, "Viernitis" y Ausencias posterior a

Días Feriados

Entre los días más frecuentes en que se reportan ausencias de enfermedad están los viernes, lunes y cualquier día previo o posterior a un día feriado. Esto es un problema serio. Da la impresión que este tipo de ausencias están motivadas por razones no legitimas. Este tipo de ausencia debe ser eliminada y dejar la licencia por enfermedad para necesidades reales. Patrones de esta índole deben estudiarse y confrontarse.

 

Ausencias por Asuntos Personales

En ocasiones los empleados incurren en ausencias por asuntos personales. Estas no están cubiertas por la licencia por enfermedad. Estos días deberán ser sin paga. Para poder cobrarlos, el empleado voluntariamente puede solicitar el pago contra su balance de vacaciones. Como cualquiera otra ausencia, esta afecta la operación, cuenta para medición de ausentismo y amerita llamada telefónica para notificarla.

 

Certificados Médicos

La ley requiere de un certificado médico por ausencias de más de dos días consecutivos. Este certificado debe indicar si el empleado está dado de alta y si puede realizar sus labores o si está sujeto a alguna restricción. Algunas empresas han optado por requerir de un certificado medico por periodos de ausencia de hasta un (1) día en adelante cuando confrontan problemas de ausentismo.

 

Repercusiones de la Información Falsa

Es importante recordar que ofrecer información falsa a la empresa es una falta seria que puede redundar en el despido. Esto aplica igualmente a los ponches, nóminas y asuntos relacionados a tardanzas, ausencias, enfermedad y otros.

 

Compromiso 

Toda Política de Puntualidad y Asistencia debe contener un área en donde los empleados nos comprometamos con el cumplimiento de la Política. Por ejemplo:

  • Me comprometo a cumplir con todo lo establecido en esta Política de Puntualidad y Asistencia.
  • Soy un empleado no exento que cobra por hora trabajara y realizaré todos mis ponches diariamente firmando al lado de mi hoja de jornada de trabajo.
  • Comprendo y acuerdo en no incurrir en tiempo adicional sin autorización previa de mi supervisor.
  • Haré todos los arreglos que estén a mi alcance para manejar mis variables personales de manera que estas situaciones que enfrentamos todos los empleados afecten mi trabajo lo menor posible.
  • Seré puntual; ponchando e inmediatamente comenzando a trabajar a las horas estipuladas de entrada y almuerzo.
  • Reduciré la frecuencia de mis ausencias por enfermedad al mínimo necesario, procurando guardar mi balance de enfermedad para situaciones de necesidad.
  • Registraré mis Tardanzas y Ausencias en la hoja o sistema de ponches tal y como ocurrieron
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Last modified on Wednesday, 29 September 2010 15:48

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